Pomysły na audyt w czasie pandemii

 

Medical photo created by freepik - www.freepik.com

Sytuacja jest inna niż w grudniu 2019, inne są ryzyka, inne jest prawie wszystko. Zostały te same zadania podstawowe jednostek, ale tym razem realizować je trzeba w realiach covidowych. Dotyczy to zarówno kwestii formalnych (zmian w przepisach, procedurach), kwestii technicznych (kontaktów międzyludzkich, technologii wspierającej te zadania) jak i finansowych (aktualizacje budżetów, inne priorytety).

Audyt wewnętrzny w tych realiach będzie inny – choć czy w czasach ciągłej zmienności możemy mówić o jakiejkolwiek stałości – mamy wszak warunki określane jako VUCA? Analiza otoczenia i dostosowanie się do warunków zawsze cechują i będą cechować sprawną funkcję audytu. 

Co zatem planować w II roku pandemii? Zmiany jakie zaszły przez ostatnie 12 miesięcy dostrzega każdy, w ciągu ostatnich 30 lat nie mieliśmy wydarzenia które tak bardzo wpłynęło by na nasze życie. Analizując zmiany przyszły mi do głowy dwa wydarzenia – wprowadzenie stanu wojennego 13 grudnia 1981 oraz atak terrorystyczny z 11 września 2001. Zdarzenia te, choć doniosłe i o ogromnych konsekwencjach nie wpłynęły tak bardzo na nasze życie prywatne, zawodowe, naukę oraz relację jak pandemia Covid-19, która wcisnęła się na każde biuro w firmie i do każdego salonu rodzinnego. Jest to ciekawy temat na badanie socjologiczne, więc zostawmy to specjalistom mając na uwadze to jak zmienił się ostatnio świat.

Z punktu widzenia jednostek sektora publicznego, które obecnie stanowią większość moich klientów audytu proponuję następujące obszary:

1.      Elastyczność wydatkowa

Czasy dużej zmienności odciskają piętno na budżetach – mogą być one zarówno drastycznie obcinane jak mocno zmieniane z uwagi na zmienność priorytetów. Przykładów nie ma sensu podawać bo widać je gołym okiem, nawet nie będąc „wewnątrz” administracji – zamrożenie budżetów, nowe zadania itp. Wsparciem w tym zakresie byłyby czynności doradcze polegające na analizie struktury oraz mechanizmów wydatków tak aby wskazać możliwości możliwie dużej ich elastyczności. Przykładami takiej elastyczności byłyby:

- łatwiejsze wypowiadanie umów na usługi,

- brak zobowiązań do realizacji określonej wartości zakupów zawarty w umowach,

- elastyczność zatrudnienia, przy odejściu pracowników podjąć starania do elastycznego przydziału zadań na zasadach dodatkowych wynagrodzeń,

- stosowanie umów na czas określony przy zatrudnianiu pracowników,

- szukanie porozumień z innymi jednostkami na wspólne zlecanie umów czy obsługę procesów – np. funkcji IOD czy obsługi przetargów.

 

2.      Przygotowanie do pracy zdalnej

Obecna sytuacja wymaga położenia nacisku na minimalizację obecności pracowników w pomieszczeniach pracy wspólnej zarówno z punktu widzenia logiki ograniczania pandemii, jak i wprost z poleceń (zaleceń) Prezesa Rady Ministrów. Organizacja pracy zdalnej była (i jest) dużym wyzwaniem dla wielu jednostek publicznych. Obawy, brak wiedzy i mała elastyczność mogą poważnie zakłócić ten proces oraz narazić przetwarzane informacje na wyciek lub ich utratę. Co zatem możemy zrobić? Myślę, że zarówno czynności doradcze, jak i zadanie zapewniające dotyczące:

- kwestii wykorzystania sprzętu poza siedzibą urzędu,

- dostępu do danych zdalnie,

- zabezpieczeń urządzeń pracujących poza urzędem,

- sposobu bezpiecznego łączenia się z serwerami jednostki (VPN),

- kwestii archiwizacji (backupu) danych,

- weryfikacji sposobu zapewniania dostępu do danych właściwym osobom,

- nadzoru nad wykorzystaniem dostępu do danych,

- nadzoru nad efektywnością pracy zdalnej,

- opisania form i zasad pracy zdalnej w regulacjach wewnętrznych,

- roli przełożonych w pracy zdalnej.

 

3.      Zdalna obsługa klienta

Ograniczenia w pracy urzędów i innych jednostek sektora publicznego, przechodzenie na pracę zdalną powinny iść w parze z możliwościami kontaktów z klientami instytucji poprzez sieć. Wiele spraw można załatwić przy pomocy ePuap, który choć niedoskonały i być może wciąż za mało intuicyjny umożliwia składanie wniosków, prowadzenie uwiarygodnionej korespondencji itp. Od pracowników jednostki zależy po części na ile będzie możliwe wyjście naprzeciw wyzwaniom XXI wieku i zdalna obsługę obywatela (jak to ładnie się nazywa w programach). W tym przypadku można także zastosować podejście oparte na doradztwie lub na ocenie. Obszary w tym zadaniu to:

- identyfikacja spraw które jednostka musi umożliwić załatwianie zdalnie,

- wskazanie obszarów które można obsługiwać zdalnie,

- przygotowanie infrastruktury IT,

- przygotowanie aplikacji,

- możliwości pracowników w zakresie logowania do ePuap,

- umiejętności w zakresie obsługi ePuap,

- bezpieczeństwo danych przetwarzanych przy pomocy ePuap (na stacjach roboczych),

- zdalna współpraca pomiędzy różnymi komórkami czy stanowiskami naszej instytucji,

- bezpieczeństwo oraz poufność zbiorów danych,

- uwzględnienie obsługi ePuap w zakresach obowiązków pracowników,

- możliwość nadzoru pracowników realizujących zadania przy pomocy ePuap.

 

Pomysły te mają charakter ogólny, nie odnoszą  się do konkretnego rodzaju jednostek i należy je traktować jako ogólne wskazówki.